システム導入を成功させる「導入プロジェクト」

代理店システムは、ユーザー数=全社員で、利用範囲も広いため、導入の成否が、代理店の業務の効率性に大きく影響をします。

また、導入には業務フローの設計やマニュアル整備、旧システムからのデータ移行など幅広く対応する必要があり、初めての経験だと後手後手になってしまいます。

ここでは、当社がご提供する「導入プロジェクトマネジメント」と「プロジェクト支援業務」をご紹介します。

導入プロジェクトの全体像

プロジェクトマネジメント

プロジェクトとは、特定の目的を達成するために、通常業務とは別に、期間限定で行う業務です。

代理店システムの導入プロジェクトも、代理店システムの導入をして円滑に業務ができるように、通常業務に加えて、2,3か月程度の期間で行う業務なります。

導入プロジェクトは範囲が広く、段取りよく行う必要があります。
また、プロジェクトを進めるうちに判明する課題などもありますので、課題を解決するスキル(業務知識やITスキル)が必要となります。

これらを代理店内の社員さんに任せるのは、初めての経験になるでしょうから、荷が重いかもしれません。

大手企業などは、大規模なシステム導入の場合、システム会社やコンサル会社にプロジェクトマネジメントを依頼します。そうすることで、全体的な管理や課題の抽出はプロジェクトマネージャに任せ、企業側の経営陣は意思決定などを中心に、担当者は情報提供や社内調整などを中心に行い、社員の経験が浅くても、プロジェクトマネージャーの指示に従うことで、円滑に導入を完了させます。

プロジェクト支援業務

プロジェクトマネジメントに加えて、実際に手を動かして、対応しなければならない業務があります。これらもデータの構造の理解や、エクセルのスキルやツールの活用などが必要になります。

【プロジェクト支援業務の例】

顧客・契約データの整備
旧システムからのデータ移行
初期設定
業務フロー設計・マニュアル整備・操作説明

当社がご提供する「プロジェクトマネジメント」

当社のプロジェクトマネジメントも、代理店システム導入に慣れたプロジェクトマネージャーが行い、円滑に導入を行います。

タスクの網羅、スケジュール管理

代理店システムを導入するには、「事前に準備しなければならないこと」「方針を決めなければならないこと」「基データを準備する」「●●の作業をする」などタスクがあり、
それらのタスクを網羅的に洗い出し、期日から逆算してスケジュールを立てて、対処する必要があります。

まずは、このタスクを網羅し、適切なスケジュールを立案します。

またプロジェクト進行中はタスクの進捗状況を管理し、遅れをカバーしたり、関係者と解決策を模索をします。

課題の抽出・解決

プロジェクト進めるにあたって、解決しなければならない課題がでてきます。

これらの解決には、共同GWや保険会社のデータの構造の理解、保険業法や業務品質評価基準の知識・情報、代理店経営や業務管理責任者としての経験が必要になります。

当社は、これらの知識や経験を有しておりますので、導入をご検討されている代理店の経営者様、業務管理責任者様の抱える課題の解消、導入プロジェクトの成功を可能にします。

「プロジェクト支援業務」

プロジェクトマネジメントに加えて、実際に手を動かして、対応しなければならない業務があります。これらもデータの構造の理解や、エクセルのスキルやツールの活用などが必要になります。

顧客・契約データ整備

プロジェクトマジメントとは異なりますが、一連の流れで、顧客・契約データの整備を行います。

基データは①共同GWや東京海上のTnet、または②既存システムからダウンロードしたものです。

①の共同GWや東京海上のTnetの場合、顧客データの重複がありますので、それらの解消をして、家族情報の紐づけや担当者などの紐づけを行います。

件数が数万件ある場合もありますので、当社で可能な範囲は対応いたします。

旧システムからのデータ移行

旧システムからYouWill-CRMに移行する場合、顧客データだけでなく、他システムに登録された面談記録などの情報の移行も必要になる場合があります。

旧システムからダウンロードができる場合は、ダウンロードをしてください。

ダウンロードができない場合は、移行ツール(移行データの自動取得ツール)を開発して、情報を取得します。(※移行ツールが利用できない場合もあります)

ダウンロードした情報の各項目を、YouWill-CRMのどの項目に移行させるかを検討し、一括で移行させます。

YouWill-CRMに項目がない場合は、カスタマイズで項目の追加も可能です。

これらの一連の作業を、当社で行います。

初期設定

代理店システムには様々な初期設定が必要なります。画面を見ながら一緒に操作をして完了させます。

【初期設定内容】

部門登録(本社、●●支社など)
取扱保険会社の登録(生保、損保の登録)
ユーザー登録(名前、メールアドレス、権限)
ユーザーの募集人番号登録(生保、損保の募集人番号に加え、各保険会社の番号も登録)
決裁権限の登録・変更(閲覧、作成、編集、削除などの権限)
チャネル登録(引合元の登録)

業務フロー設計・マニュアル整備・操作説明

一般に成功するプロジェクトは、旧来の業務フローにシステムを合わせるのではなく、時代に合った、合理的なあるべき姿を模索し、それを実現するための業務フローにします。

そのためには業務改革を行う必要があります。

属人化の排除、業務のブラックボックスの排除、担当者ごとのバラツキの排除などから始まり、データの整備、2重作業の排除、などなど。

これらを考慮した業務フローを設計し、そのマニュアルを整備し、メンバーに周知します。

これらの一連の作業も、情報提供、マニュアルのサンプルの提供などでご支援します。

カスタマイズ開発

導入時にカスタマイズ開発もある場合があります。

カスタマイズ開発は以下のようなものを行っています。

これらは独自性が強いため、個別にお話をお伺いして、お見積りをご提示します。

【カスタマイズ開発の例】

報酬計算(独自の計算ロジックと報酬明細書の作成)
日報(独自の報告項目、ワークフロー)
営業成績レポート(独自の営業評価指標を含んだレポート)

まとめ

「プロジェクトマネジメント」と「導入支援」をご利用頂くことで、導入までに必要なタスクをこなし、課題を解決し、業務の負担なく、スムーズに代理店システムが導入可能になります。

プロジェクトの詳細や、データ移行の可否、カスタマイズの可否などご相談ください。

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