代理店システムとは

保険代理店向け「代理店システム」とは、保険代理店が顧客管理や面談記録、意向把握など、保険代理店を運営する場合において、必要となる情報や、業法で求められている記録をするためのソフトウェアです。

多くは月額●●円と、いわゆるサブスクリプション型のソフトウェアです。

代理店システムの主な機能

各代理店システムは、それぞれに特徴がありますが、基本機能は共通で、便利機能の有無、操作性、料金で違いがあります。

基本機能

どの代理店システムにもある基本機能です。

顧客管理	個人顧客、法人顧客の姓名・社名、住所、電話番号、生年月日、家族・従業員などの基本情報を記録
意向把握等	募集時の意向把握に加え、比較推奨や高齢者募集などの業法で求められている情報を記録
面談記録	顧客との面談の内容を記録
契約管理	主に共同GWからCSVをダウンロードして、代理店システムにアップロードして、契約情報を表示

便利機能

必須機能ではないが、代理店業務をスムーズにしてくれる機能で、代理店システム毎に機能の有無は様々。

導入している代理店でも、使っていない機能も多々ありますので、自社に何が必要か要検討です。

満期管理	満期日に数か月前に、満期となる契約をアラート。
スケジュール	スケジュール管理
営業成績	各募集人の手数料を計算して表などを作成
掲示板	規則やマニュアルや社内連絡事項を掲載
ファイル管理	顧客から受領したデータ（PDF、エクセル等）や画像ファイルを保存。
勤怠管理	簡易版となるが、出勤・退勤時間の記録、有給休暇の申請などの機能

その他

大きな項目となる機能ではないが、操作性や利便性をよくする機能があります。

例えば、自動処理やアラートメールなど、人手を介することなく、業務を効率的に行うような機能があります。

代理店システムを使うメリット

代理店システムを使うメリットは様々ありますが主には以下のような内容があります。

①一元管理による効率化

エクセルなどで記録している場合、検索性が乏しく、データも散乱しているため、すぐに情報を得ることができません。

代理店システムを利用すると顧客の情報や対応の履歴などの情報が集約されますので、各募集人の対応状況が「見える化」できます。

業務管理者やスタッフの方は、データが集約されていますので、点検や監査などの業務を簡単に行うことができます。

その結果、対応時間の短縮、スムーズな顧客対応などが可能になります。

②個人プレイからチームプレイに

例えば、満期更改の対応をする場合、代理店システムを利用していない場合は、各募集人に指示をして、途中経過は分からず、管理をすることが困難です。

代理店システムを利用すると、満期更改のアナウンスを自動化でき、また顧客との対応履歴などをきちんと記録することで、できます。

その結果、募集人が1人で進捗管理をして対応から、支社のスタッフさんなどののフォローを得ながら対応することができ、チームプレイが可能となります。

代理店システムを導入することで、募集人の行動が可視化できるため、フォローも可能になり、コンプライアンス的にも品質が向上します。

代理店システムの種類

代理店システムは大きく分けると、①保険代理店”専用”システム、②汎用的システムを保険代理店向けにカスタマイズしたシステム、の2種類に分けられます。

それぞれにメリット・デメリットがありますので、自社にIT担当者がいるかどうか、社員のITスキルが高いかどうかなどの判断基準で決定をする必要があります。

①保険代理店”専用”システム

保険代理店”専用”システムは、その他の通り、保険代理店向けに専用に開発されたシステムです。

保険代理店の業務を熟知した各システム会社が開発していますので、共同GWとの連携や、業法対応など、保険代理店が必要とする機能が網羅されています。

一方で、マーケティング的要素の機能などは弱い傾向にあります。

②汎用的システムを保険代理店向けにカスタマイズしたシステム

汎用的システムを保険代理店向けにカスタマイズしたシステムとは、SalesForceやサイボウズなどの汎用的なシステムをカスタマイズして作った保険代理店システムもあります。

汎用的システムは世界的に利用者も多く、機能も多岐に渡り、カスタマイズ性も優れていて、業界問わず、利用することができます。

一方で、保険専用でなないので、カスタマイズをする必要があります。

保険代理店業界特有の契約管理や意向把握などをスムーズに行うためには、かなりのカスタマイズをする必要がありますので、システム会社にカスタマイズを依頼すると高額になります。

カスタマイズ費は導入時だけでなく、導入後も発生し、単価も高い傾向にあります。

代理店システムを使っている代理店が抱える課題

代理店システムを利用している代理店さんから、多数の相談を受けています。

その中で多い課題をご紹介します。

保有契約が重複している、信頼性が乏しい

共同GWからダウンロードした契約情報のファイルをシステムにアップロードするのですが、代理店システムによっては、契約が重複したりしているようです。

また、担当者の紐づけなどがきちんとされていないため、誰が担当なのか分からないケースもあります。

システムだけでなく、運用の問題もありますが、保有契約の情報に関する課題が解消できていないケースがあります。

使い勝手が悪い、画面が分かりにくい

使い勝手や画面が分かり易さは、好みが分かれ、何が正解かは判断が割れますが、お声としてはよくお聞きします。

万人向けには作れないので、トライアル利用などで、使い勝手をお試し頂くことが必要です。

不必要な機能が非表示にできる、画面遷移が複雑でないなどが基準の１つになります。

利用料金が高い

代理店システムは、全募集人が使い、毎月費用が発生しますので、費用負担は大きくなりますので、コスト削減を理由に乗換を検討するケースが散見されます。

保険代理店専用のソフトなので7千円～1万円と高額なもの分かりますが、中長期的には大きな負担になります。

新規導入時に、複数の代理店システムの機能を並べてどちらが良いか比較して、機能の有無に目がいきます。しかし、現実的には結局使わない機能もあり、費用対効果が合わないケースもありますので、自社に何が必要かを見極めて、導入する必要があります。

導入の準備

代理店システムを使いこなすためには、導入の準備が必要になります。

これらの準備をきちんと行うことで、後々の代理店システムの利用状況に大きな差がでます。

①共同GWの利用申込

契約データなどは共同GWからファイルを取得して利用します。そのため共同GWが使えることが必要になります。

共同GWは利用申込から利用開始まで3か月程度掛かりますので、代理店システムの利用を検討を始めましたら、どのシステムを利用するか決定する前から、共同GWの申込だけは進めることをお薦めします！

②業務体制の整備・構築

代理店システムを導入する際に、これまでの業務を見直し、最適な業務体制を構築する必要があります。

システムの変更だけでなく、決まっていなかったルールの策定、役割分担、一度の全部の変更は大変なので変更のステップなど決めて、業務体制の整備が必要になります。

③顧客データ、契約データの整備、紐づけ

利用を開始すると、顧客データに契約データや担当者が紐づいていると便利です。

代理店システムの導入以前は、顧客台帳がない、担当者が不明などの課題がある代理店が多いですが、導入を機にこれらを整備して利用開始することをお薦めします！

④マニュアル作成、操作説明会

利用開始にあたり、募集人向けにマニュアル作成、操作説明会を実施します。

中途入社の方も多数いらっしゃいますので、説明会を録画するなど準備が必要です。

システムの操作方法が難しいと、マニュアルや説明会も大変になりますので、システムの選定は重要になります。

YouWill-CRMについて

YouWill-CRMは2024年1月にリリースした代理店システムになります。

後発ですので、当社なりにこれまでの課題を解決して、代理店様にご提供できるようにしています。

初めて代理店システムを導入される代理店様に、料金的にも機能的にも満足頂けるとシステムをご提供します。

月額3000円の低価格

毎月、全募集人の分の費用の掛かる代理店システムですので、低料金でご提供できるように、ローコスト運営、開発の効率化を心がけています。

基本機能を網羅し、便利な機能も搭載

月額3000円ですが、基本機能を網羅し、便利な機能も搭載しています。

また機能の追加開発を随時行っておりますので、ますます便利になります。

導入支援サービス

当社のYouWill-CRMを導入いただく代理店様には、有料になりますが、導入支援サービスとして、初期設定や業務設計、顧客・契約データの整備、などを行っています。

システムの導入は何度も経験することではありませんし、通常業務に加えて作業が発生しますので、これらの作業を当社で請け負い、抜け漏れなく、遅滞なく導入ができるようにしています。

こちらは内容や契約件数で、料金が設定されますので、まずはご相談ください。